Como controlar melhor as contas do meu negócio?

Informação na palma da mão e rotinas diárias de gestão são importantes para garantir o sucesso de um empreendimento

Por Abril Branded Content

10 set 2018, 16h07 - Publicado em 10 set 2018, 16h02

Controle de vendas, de estoque e de fluxo de caixa pode ditar o sucesso ou o fracasso de um negócio (Natee Meepian/Getty Images)

Um dos desafios mais difíceis para empreendedores de PMEs – porém um dos mais importantes – é manter uma rotina diária de práticas de gestão financeira. O controle de vendas, de estoque e de fluxo de caixa pode ditar o sucesso ou o fracasso de um negócio. E o segredo para o bom desempenho pode estar no uso da tecnologia.

“Se você não tiver informação sobre o seu negócio, não tem nada, pois não tem controle. O empreendedor precisa separar um momento do dia para isso. Tem que ser uma rotina, não aquilo que a gente faz quando dá. Se for um negócio muito movimentado, é preciso separar um horário todo dia. Se for menor, talvez a cada dois dias. Mas é necessário ter uma agenda semanal”, diz o consultor de negócios Sandro San.

Organize suas rotinas

Algumas tarefas são diárias. Outras, semanais. Há ainda aquelas que precisam ser feitas mensalmente ou no fim do ano. É preciso, por exemplo, controlar diariamente o movimento do caixa da empresa – tudo o que entra e que sai de dinheiro – e checar as contas a pagar e arrecadar. “Isso é importante para não cair na inadimplência ou ficar com uma pendência de recebimento que afete o fluxo de caixa”, explica Sérgio Dias, economista e consultor do Sebrae. Além disso, o empreendedor deve ficar de olho na conciliação bancária. “É importante olhar o extrato e controlar o saldo, ver se não está no vermelho, pagando juros do cheque especial, ou se esquecendo de alguma conta que está no débito automático.”

O consultor também dá dicas do que fazer semanalmente. “É importante controlar o estoque pelo menos uma vez a cada sete dias para checar se há material suficiente para a semana seguinte, além de verificar também os devedores a fim de mandar um aviso a quem estiver em dívida com a empresa”, diz Dias.

Uma vez ao mês, o empreendedor deve se atentar a pagar os impostos corretamente e, ao fechar o fluxo de caixa mensal, checar se aquilo está de acordo com o planejamento do negócio. Além disso, no final do ano é preciso fechar o exercício anual e preparar documentos de apuração de resultado para pagamento de Imposto de Renda e outras obrigações tributárias. “São rotinas que o empresário tem que seguir. Muitos dizem que não têm tempo, mas é preciso priorizá-las.”

Use as tecnologias disponíveis

Preencher planilhas pode parecer difícil ou entediante em um primeiro momento, mas os especialistas afirmam que hoje já existem diversos softwares gratuitos que facilitam essas tarefas. “A tecnologia pode reduzir o tempo de dedicação com essas ferramentas específicas. Há opções que fazem a gestão financeira e integram alguns controles, como o fluxo de caixa e a folha de pagamento. Isso economiza tempo”, diz Dias.

Usar as temidas planilhas pode ficar mais fácil, por exemplo, com o Google Spreadsheets: a versão do Google para o Excel que pode ser integrada com outros aplicativos, como Agenda e Google Docs. O Conta Azul também é bastante popular na área de gestão financeira – ele ajuda no gerenciamento de estoque, nas vendas e emite boletos e notas fiscais eletrônicas.

Para a gestão do dia a dia, quem sente dificuldades em visualizar e gerenciar muitos projetos e tarefas pode usar o Trello. A interface é intuitiva para que o gestor tenha uma visão geral do que acontece na companhia, estabelecendo prazos e metas, além de delegar funções.

Já para quem faz vendas com cartão de crédito ou débito com a máquina da Rede, do Itaú, por exemplo, pode acessar no próprio aplicativo o controle de vendas em tempo real em um relatório simples e intuitivo. Ela também facilita a gestão do fluxo de caixa: em poucos cliques, o empreendedor pode receber o valor de qualquer venda no crédito, à vista ou parcelado. Além disso, há maquininhas como a Smart Rede, que contam com uma loja de aplicativos com uma série de ferramentas para emissão de notas fiscais, automação comercial, gestão de estoque, emissão de relatórios e controle de caixa.

Analise os indicadores

Não vale ter a informação e não a usar. “Tem gente que perde tempo lançando tudo e não enxerga o que está acontecendo. É preciso atentar-se ao que os indicadores mostram”, explica San. No caso do controle de gastos, por exemplo, o consultor aconselha que o empreendedor crie categorias de despesa – transporte, alimentação, folha de pagamento etc. – e agrupe os lançamentos dessas categorias.

“Dessa maneira ele consegue ver semanalmente ou mensalmente quais delas estão aumentando pra ver o que está saindo do controle. Se você gasta todo mês 500 reais em transporte, mas semana passada gastou o dobro, algo está acontecendo.” Com a informação na mão e as rotinas certas, boa parte do sucesso do negócio está encaminhada.


        

6 tendências tecnológicas que podem ajudar a sua empresa

Seu negócio aceita cartão? Muitos lojistas ficam em dúvida na hora de decidir se devem ou não oferecer essa opção de pagamento. Afinal, quais são as vantagens da máquina de cartão para as vendas? Antes de fazer essa escolha, é preciso prestar muita atenção ao comportamento dos seus clientes.

Hoje os cartões de débito ou crédito são a preferência dos brasileiros para realizar pagamentos, sendo que mais de 70% dos brasileiros optam por esse meio de pagamento em suas compras, segundo pesquisa do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) e da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL).

Pensando nisso, listamos neste artigo as principais vantagens da máquina de cartão para o seu negócio. Quer saber mais? Confira a seguir!

Depois de fazer um bom balanço do ano que se encerra, traçar metas para 2019 exige planejamento e inovação

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Com a democratização da tecnologia, soluções mais baratas e até mesmo gratuitas ajudam empreendedores na gestão do seu negócio

Por Abril Branded Content

6 nov 2018, 17h03 - Publicado em 5 nov 2018, 18h46

Trabalho em casa: investimento inicial em negócios do tipo costuma ser reduzido (kate_sept2004/iStockphoto)

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Falar sobre aplicar tecnologias como big data, inteligência artificial e realidade virtual nos negócios pode parecer algo distante para quem é dono de uma pequena ou média empresa. Mas a verdade é que inovações como essas já podem ser grandes aliadas de empreendedores que querem otimizar custos e processos em canais de venda, no atendimento ao cliente, na gestão financeira e até mesmo na forma de receber pagamentos.

“Hoje temos tecnologias disponíveis para todos os tipos de empresa. O que precisa ser feito é um bom planejamento, alinhado com o plano de negócios da companhia, buscando a inovação para se manter competitivo no mercado”, afirma Gerson Ribeiro, professor de comportamento do consumidor digital da pós-graduação da ESPM. Segundo ele, a tecnologia hoje é totalmente acessível e deve ser vista como obrigatória no dia a dia de qualquer empresa.

Para quem quer começar, o segredo é estudar e não ter medo de errar. “O ambiente digital e de inovação muda o tempo todo e o ponto mais importante é planejar, testar, mensurar e planejar novamente, sempre de forma automatizada e baseada em dados”, diz o professor. E o investimento nem sempre precisa ser tão alto.

“Hoje, há soluções mais baratas e tecnologias que conseguem ter um custo de acordo com a necessidade da empresa. No passado, existia muita preocupação quanto ao valor destinado para infraestrutura, máquinas e softwares. Agora, o grande ponto é que as soluções se adequam ao tamanho da empresa”, explica Eduardo Endo, diretor acadêmico dos MBAs da Fiap.

Seja no custo-benefício, na melhoria da experiência do cliente ou na precificação dinâmica dos produtos, são muitas as aplicações para as pequenas e médias empresas. Listamos, a seguir, algumas das tendências tecnológicas e suas vantagens.

Inteligência artificial

 (SoberP/iStockphoto)

Um exemplo é o chatbot, que pode ser utilizado como atendimento ou como ferramenta de vendas. “Há exemplos em que um robô substitui cerca de quatro pessoas na operação, o que torna o negócio mais rentável e escalável”, diz Ribeiro. Segundo ele, outras oportunidades estão relacionadas com a comunicação: qualquer empresa pode trabalhar uma mídia digital 100% automatizada, baseada em metas predefinidas e operada por inteligência artificial.

Realidade virtual

 (Melpomenem/iStockphoto)

Imagine uma rede de hotel trabalhando a experiência de sua hospedagem por realidade virtual. Ou um empreendimento imobiliário lançado 100% por VR. “Conheço casos em que não foi construído estande de vendas, mas uma plataforma que levava toda a experiência do condomínio, inclusive com simulação da vista do apartamento com gravações feitas por drone. Isso leva o consumidor a uma experiência real da compra. Pense no quanto isso pode aumentar a propensão de compra do consumidor”, explica Ribeiro.

Big data

(Rawpixel/iStockphoto)

Muitas empresas não conseguem medir o retorno sobre o investimento de uma venda, quantas vezes cada pessoa faz novas aquisições ao longo de um ano ou quais produtos ela compra. “O futuro da comunicação e dos negócios é entender cada vez mais a jornada de compra do seu consumidor e trabalhar uma mensagem personalizada, que atenda à necessidade do seu cliente. E isso só pode ser feito com um trabalho baseado em dados”, afirma.

Meios de pagamento digitais

 (wundervisuals/iStockphoto)

Esse é um mercado que evoluiu muito nos últimos anos. A tecnologia near field communication (NFC) é a que tem ganhado mais popularidade por permitir que o cliente pague suas compras ou serviços apenas aproximando o celular, relógio ou pulseira de máquinas que suportam a tecnologia. Além de oferecer uma comodidade ao cliente, a empresa ganha praticidade e velocidade em suas vendas. A Rede, por exemplo, oferece também serviços com presença digital. Há maquininhas como a Smart Rede, que contam com uma loja de aplicativos com uma série de ferramentas para emissão de notas fiscais, automação comercial, gestão de estoque, emissão de relatórios e controle de caixa. “Para o pequeno e médio empresário, isso é muito importante, pois colabora com a gestão e, muitas vezes, traz taxas reduzidas para o negócio”, diz.

Internet das coisas

 (mikkelwilliam/iStockphoto)

Câmeras controladas pela internet, contratos automatizados, iluminação inteligente, cartão de ponto virtual. A tecnologia já está dentro das empresas e, muitas vezes, nós não percebemos. “O ponto mais importante é o empresário ter em mente que todo trabalho repetitivo será automatizado. Todo produto que não está alinhado com uma nova óptica de consumo deixará de existir ou será trocado por outro que traga mais valor para a sociedade. Esse pensamento trará inovação e, mais do que isso, competitividade para a empresa.”

Reconhecimento facial

 (wonry/iStockphoto)

Hoje, já existem tecnologias em pontos de venda que conseguem, por meio do reconhecimento facial, realizar pesquisas de satisfação, entender comportamentos diante de um produto e até identificar o consumidor para trabalhar melhor a comunicação direcionada a ele. “No mercado americano, mais maduro com self check-out, já existe o conceito Smile to Pay: pelo reconhecimento facial, os produtos comprados são identificados pelo caixa, e o consumidor simplesmente sorri para o celular, que usa esse sinal como pagamento”, explica.


 

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